Voor veel ondernemingen geldt dat bepaalde besluiten binnen een vaste termijn moeten worden genomen. De jaarlijkse algemene vergadering is daarvoor een belangrijk moment. Tijdens deze AvA staat in de regel de vaststelling van de jaarrekening op de agenda. Ook wordt tijdens die vergadering vaak besloten om dividend uit te keren, nieuwe bestuurders te benoemen, decharge te verlenen aan de huidige bestuurders, etc.
De overheid heeft in verband met het coronavirus op 23 maart jl. alle bijeenkomsten (dus ook die van minder dan 100 personen) verboden. Daardoor kunnen veel AvA’s, althans de fysieke bijeenkomsten, niet doorgaan. Dit kan ertoe leiden dat belangrijke besluiten niet kunnen worden genomen. Wat te doen als er door het coronavirus geen fysieke AvA kan plaatsvinden? Ik bespreek de mogelijkheden voor BV’s en niet-beursgenoteerde NV’s.
Met betrekking tot beursgenoteerde NV’s volsta ik met de opmerking dat AvA’s in beginsel niet uitsluitend digitaal kunnen plaatsvinden. Ik verwijs in dit kader naar het initiatief van branchevereniging Veuo en Eumedion waarin zij pleiten voor het invoeren van een noodwet die dit mogelijk zou moeten maken (link).
AvA via elektronisch communicatiemiddel
Er zijn verschillende oplossingen denkbaar. Als eerste staat de wet sinds 2007 toe dat aandeelhouders door middel van een ‘elektronisch communicatiemiddel’ aan de AvA kunnen deelnemen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen (bijv. een goed beveiligde videoverbinding). Deze mogelijkheid dient wel uitdrukkelijk in de statuten zijn opgenomen. Verder gelden nog de volgende eisen, namelijk dat de iedere aanwezige aandeelhouder door middel van het elektronische communicatiemiddel:
- kan worden geïdentificeerd;
- rechtstreeks kennis kan nemen van de verhandelingen ter vergadering; en
- het stemrecht kan uitoefenen.
Net als bij ieder besluit dat ter vergadering wordt genomen, is verder vereist dat alle bestuurders en – als er een raad van commissarissen is – alle commissarissen vooraf de gelegenheid hebben gekregen om advies uit te brengen over de voorgenomen besluiten.
Let op: het gaat om het elektronisch deelnemen aan een (fysieke) vergadering. Er zal nog steeds een fysieke AvA moeten plaatsvinden. Daarbij dient ten minste één persoon fysiek aanwezig te zijn: de voorzitter van de vergadering. De aandeelhouders kunnen daaraan digitaal deelnemen. De fysieke vergadering dient te worden gehouden in de plaats die in de statuten is vermeld, dit kan ook een plaats buiten Nederland zijn. De fysieke AvA kan ook in een andere plaats worden gehouden, mits alle vergadergerechtigden met die plaats als vergaderlocatie hebben ingestemd en de bestuurders en – als er een raad van commissarissen is – alle commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om ook daarover advies uit te brengen.
Besluitvorming buiten vergadering
Een tweede mogelijkheid is dat besluitvorming plaatsvindt zonder dat er een AvA wordt gehouden, dus buiten vergadering. Ook hiervoor gelden enkele eisen. Als eerste is weer vereist dat alle vergadergerechtigden ermee instemmen dat de besluitvorming buiten vergadering plaatsvindt. Ook is opnieuw vereist dat alle bestuurders en eventuele commissarissen in de gelegenheid zijn gesteld hun raadgevende stem uit te oefenen. Daarnaast is het mogelijk dat verouderde statuten aanvullende voorwaarden stellen aan deze wijze van besluitvorming. Het is dus belangrijk om voor het nemen van besluiten buiten vergadering de statuten te raadplegen.
Let op: niet alle besluiten kunnen buiten vergadering worden genomen. Denk bijvoorbeeld aan statutenwijziging in gevallen waarin dit volgens de tekst van de statuten zelf is uitgesloten. In dat geval kan alleen tot statutenwijziging worden besloten in een AvA waarin het gehele geplaatste kapitaal is vertegenwoordigd.
Uitstel
Een derde mogelijkheid is om, als dat kan, de AvA uit te stellen totdat de noodmaatregelen in verband met het coronavirus zijn opgeheven en fysieke bijeenkomsten weer mogen plaatsvinden. Controleer dan wel of uitstel inderdaad mogelijk is.
Tot slot
Het is verstandig om per situatie te bekijken welke (on)mogelijkheden er in de coronacrisis zijn. Ook is het aan te raden om te inventariseren welke besluiten kunnen wachten tot nadat de maatregelen in verband met het coronavirus zijn opgeheven. Hebt u hier vragen over? Neem dan contact op met Erik Duinkerke via 026 – 352 28 25 of met een van de andere collega’s van de Corona Desk of de sectie Ondernemingsrecht.
Klik hier voor meer blogs die zijn geschreven over (de gevolgen van) het coronavirus.
