De redenen voor een reorganisatie kunnen divers zijn. Vaak gaat het om bedrijfseconomische redenen. Denk aan een slechte financiële situatie, het wegvallen of fors verminderen van een subsidie, het verliezen van een aanbesteding. Niet-bedrijfseconomische redenen kunnen zijn dat organisatorische veranderingen nodig zijn vanwege een strategische heroriëntatie op de markt of technologische veranderingen.
Welke achtergrond een reorganisatie ook heeft, een gedegen voorbereiding is onontbeerlijk. Die voorbereiding is nodig om de consequenties van de reorganisatie goed in beeld te brengen.
Wat gaat er in de organisatie gebeuren? Hoe ziet de toekomst eruit na de reorganisatie? Blijft er een levensvatbaar bedrijf over? Verder is een deugdelijke onderbouwing nodig om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Zo zal er meestal een adviestraject volgen bij de Ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Ook een eventuele ontslagaanvraag bij UWV vraagt om een gedegen voorbereiding en deugdelijke motivering.
Om u op weg te helpen vindt u onderstaand een Stappenplan
Stap 1: voorbereiding reorganisatie
1. Het opstellen van een reorganisatie- en uitvoeringsplan
Uit het reorganisatieplan blijkt de noodzaak van de reorganisatie, de inhoud van het (voorgenomen) reorganisatiebesluit en het doel van dat besluit. Een goed reorganisatieplan is van belang om de noodzakelijkheid en urgentie van de reorganisatie te onderbouwen. Dit plan kan o.a. worden gebruikt ten behoeve van:
- Een eventuele adviesaanvraag aan de OR of overleg met de personeelsvertegenwoordiging
- Onderhandelingen met de vakbonden t.b.v. een Sociaal Plan
- Onderhandelingen met werknemers over hun positie
- Ontslagprocedures bij het UWV
A. stel de peildatum vast
Er dient een peildatum te worden gekozen, die als basis dient voor de berekening van de formatievermindering en de ontslagvolgorde.
B. breng de personele situatie en gevolgen in kaart
U dient overzichten op te stellen van:
- de functies en formatieplaatsen die er in de huidige en de nieuwe situatie (na reorganisatie) zijn met een beschrijving van bijbehorende eisen, de inhoud en het niveau van de functies;
- de functies die worden opgeheven;
- de functies die al dan niet uitwisselbaar zijn.
Deze vaststelling geschiedt op basis van een formatieplaatsenplan, de bepaling of er meerdere en welke bedrijfsvestigingen er zijn en de ontslagvolgorde.
De ontslagvolgorde wordt bepaald door de werknemers in te delen in:
- categorieën uitwisselbare functies;
- en vervolgens in groepen:
- externe medewerkers
- werknemers met de AOW-gerechtigde leeftijd
- nul-uren-contracters
- bepaalde tijd contracters
- werknemers met onbepaalde tijd contract
Daarna wordt op basis van het afspiegelingsbeginsel berekend hoeveel werknemers er per leeftijdsgroep ontslagen moeten worden. De leeftijdsopbouw voor en na ontslag dient zo veel mogelijk gelijk te blijven. Overigens zijn er wel uitzonderingen op het afspiegelingsbeginsel mogelijk, bijvoorbeeld in het geval van een onmisbare werknemer. Voor de boventallige werknemers moet bekeken worden of zijn herplaatst kunnen worden of dat er ontslag moet volgen.
2. Maak de financiële situatie en gevolgen inzichtelijk
Aan de hand van cijfers moeten de noodzaak en de gevolgen van de reorganisatie worden onderbouwd.
3. Maak een tijdschema en stel een draaiboek samen
Het is aan te raden om een einddatum voor de reorganisatie te bepalen, zodat er voor alle stappen die genomen moeten worden een stappenplan kan worden gemaakt en kan worden berekend of de einddatum haalbaar is. Na de uitwerking van het reorganisatie- en uitvoeringsplan kan een draaiboek worden opgesteld waarin voor zover mogelijk wordt opgenomen welke acties door wie wanneer worden ondernomen.
Stap 2: de advies- en overlegtrajecten
Over het algemeen kan de ondernemer niet zonder meer een reorganisatie doorvoeren en zijn daaraan voorafgaande advies- en overlegtrajecten noodzakelijk.
1. Tijdig advies vragen aan de Ondernemingsraad (OR) of Personeelsvertegenwoordiging (PVT)
Door artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de ondernemingsraad (OR) een adviesrecht indien de ondernemer wil reorganiseren en die reorganisatie gepaard gaat met gedwongen ontslagen of het wegvallen van werkzaamheden. Hiertoe dient de ondernemer de OR in de gelegenheid te stellen om advies uit te brengen over het door de ondernemer voorgenomen besluit tot reorganisatie.
De ondernemer moet het te nemen besluit (het reorganisatieplan incl. uitvoeringsplan) schriftelijk aan de OR voorleggen en wel op een zodanig tijdstip dat het advies van de OR van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit.
Art. 25 lid 3 WOR schrijft voor dat de ondernemer bij het vragen van advies aan de OR een overzicht moet verstrekken van:
- de beweegredenen voor het besluit
- de verwachte gevolgen van het besluit voor de werknemers, en
- de maatregelen die in dat verband zijn voorgenomen.
Indien een personeelsvertegenwoordiging (PVT) (verplicht) is, dient de ondernemer de PVT tijdig te informeren en om advies te vragen over de voorgenomen reorganisatie, indien deze . belangrijke gevolgen kunnen hebben voor minstens een kwart van de werknemers.
2. Overleggen met de vakbond
Veel cao’s schrijven overleg over een reorganisatie met de vakbond(en) voor zodra duidelijk is dat de reorganisatie leidt tot rechtspositionele gevolgen voor de werknemer.
3. Het opstellen van een Sociaal Plan of een collectieve regeling
Elke reorganisatie heeft in meer of mindere mate gevolgen voor de werknemers die door de reorganisatie boventallig worden en ofwel herplaatst worden ofwel moeten afvloeien en dus hun baan kwijtraken. Een Sociaal Plan voorziet in een regeling om de gevolgen van de reorganisatie voor de betrokken werknemers te verzachten, door die gevolgen weg te nemen of zoveel mogelijk te beperken.
De werkgever overlegt met de vakbond(en) over het Sociaal Plan. Als dat niet is voorgeschreven of indien er geen overeenstemming kan worden bereikt met de vakbonden kan de werkgever ook eenzijdig een Sociaal Plan opstellen of dat doen in overleg met de OR.
4. Het opstellen van een communicatieplan
Hierin wordt bepaald wie, waarom, waarover en wanneer wordt geïnformeerd. Het is daarbij belangrijk dat de verschillende groepen hetzelfde worden geïnformeerd zodat er geen ruis ontstaat.
5. Tijdpad tweede fase bepalen
Er moet rekening worden gehouden met een periode van tenminste 8 tot 10 weken om een reorganisatie te realiseren. Deze termijn wordt met een maand verlengd indien de OR een negatief advies geeft en nog langer indien de OR een procedure aanhangig maakt bij de Ondernemingskamer.
Stap 3: uitvoering
1. Opstellen van (formele) stukken
Het is raadzaam om van te voren al een aantal documenten (in concept) gereed te hebben, zoals bijvoorbeeld een informatiebrochure over de reorganisatie, de uitnodiging voor de informatiebijeenkomst en/of het individuele gesprek en de vaststellingsovereenkomst.
2. Het informeren en in gesprek gaan met de medewerkers
Nadat de OR/PVT, vakbonden en de leidinggevenden op de hoogte gesteld zijn van de reorganisatie worden de medewerkers geïnformeerd. Afhankelijk van de bedrijfsgrootte vindt dit plaats in een algemene bijeenkomst en wordt er vervolgens met de medewerkers persoonlijk gesproken indien zij door het besluit worden geraakt.
3. De uitvoering van het besluit
Zodra het reorganisatiebesluit is genomen en er geen opschortingstermijn van een maand (meer) geldt op grond van artikel 25 lid 6 van de WOR, kan de ondernemer het besluit uitvoeren.
Werknemers voor wie een uitwisselbare of passende functie beschikbaar is, krijgen deze functie toegewezen.
Als gedwongen ontslagen vanwege de reorganisatie onvermijdelijk zijn, kan daarvoor – eventueel na een herplaatsingstraject – de ontslagprocedure bij UWV worden gestart of een beëindigingsregeling overeen worden gekomen met de werknemers.
