Het leerstuk Kosten voor gemene rekening (KVGR), de VIJF vereisten
Samenwerken in de non-profitsector (veelal organisaties in de zorgsector of woningcorporaties) wordt nog al eens onaangenaam beïnvloed doordat aan de samenwerkingspartners btw in rekening moet worden gebracht over kosten die zij samen dragen en/of diensten die zij elkaar verlenen. Die betaalde btw kan de betreffende instelling of corporatie vervolgens niet verrekenen.
Het leerstuk “Kosten Voor Gemene Rekening” maakt het echter onder omstandigheden mogelijk dat een doorbelasting van gezamenlijk gedragen kosten zonder btw kan plaatsvinden. Dat levert direct een forse besparing op en is een belangrijk stuk gereedschap bij het op- en inrichten van (vernieuwende) samenwerkingsvormen in de non-profitsector.
Het leerstuk berust niet direct op een wettelijke regeling maar is neergelegd in een geactualiseerd besluit van de Staatssecretaris van Financiën van 23 september 2021 (BWBR0044485).
Om in aanmerking te komen voor deze fiscale faciliteit moet (slechts) aan de volgende vijf vereisten te worden voldaan.
1. De kosten worden gemaakt ten behoeve van verschillende ondernemers
Dit betekent dat er een “gezamenlijkheid” dient te bestaan tussen ten minste twee samenwerkingspartners, waarbij de kosten worden gemaakt ten behoeve van elk van hen.
2. De kosten worden in eerste instantie door één ondernemer betaald
De Belastingdienst stelt als voorwaarde dat de betreffende kosten in eerste instantie door de zogenaamde “penvoerder” worden gemaakt. Deze penvoerder draagt een deel van de kosten zelf en belast het restant door aan de overige samenwerkingspartners.
3. De kosten worden omgeslagen voor een werkelijk bedrag
Alleen de daadwerkelijk gemaakte kosten mogen worden omgeslagen, derhalve zonder enige opslag.
4. De kosten worden verdeeld op basis van een vooraf vaststaande verdeelsleutel
De verdeelsleutel moet vooraf worden vastgesteld en ook het werkelijke genot van de betreffende kosten moet weerspiegelen. Belangrijk is ook dat de verdeelsleutel gedurende de looptijd van de samenwerkingsafspraken niet mag worden gewijzigd, anders vervalt de faciliteit. Daar is wel enige uitzondering op mogelijk.
5. Het risico van de kosten wordt gedragen op basis van de vaststaande verdeelsleutel
De verdeling van de kosten behoort eveneens de verdeling van de risico’s van deze kosten te omvatten. Dat betekent bijvoorbeeld dat bij het gezamenlijk dragen van de kosten van een medewerker, ook de risico’s van ziekte, arbeidsongeschiktheid en ontslag op basis van de verdeelsleutel omgeslagen worden.
Hoe werkt het in de praktijk ?
In de praktijk adviseren wij onze cliënten om de afspraken over de gezamenlijk te dragen kosten schriftelijk vast te leggen. Daarbij zien we er op toe dat uit de betreffende overeenkomst blijkt dat en op welke wijze aan de genoemde vijf vereisten wordt voldaan. Vervolgens stemmen we de overeenkomst af met de Belastingdienst. Daarmee bereiken we een oplossing voor de btw-problematiek in het betreffende samenwerkingsverband, die niet alleen 21% kosten bespaart maar bovendien ook duurzaam is; en daar zijn we voor!
