Voor een eventorganisator is het heel vervelend als een opdrachtgever het evenement annuleert. Misschien wel nóg vervelender is het, wanneer de opdrachtgever niet annuleert, maar als gevolg van de overheidsmaatregelen de overeenkomst ontbindt en de aanbetaling terugvraagt. Vooral als de eventorganisator al veel voorbereidend werk heeft gedaan. Of de eventorganisator de aanbetaling inderdaad moet terugbetalen, hangt af van de situatie.
Voor de beantwoording van de vraag bespreek ik (a) of er ontbonden kan worden, (b) of bij overmacht ontbonden kan worden, (c) wat de gevolgen van ontbinding zijn (of de aanbetaling terugbetaald moet worden). Aan het eind geef ik enkele tips voor eventorganisatoren die hiermee te maken (kunnen) krijgen.
Ontbinding
Wanneer het evenement niet kan plaatsvinden als gevolg van een overheidsmaatregel dan levert dat een tekortkoming in de nakoming op. Immers, het evenement mag en kan in dat geval niet plaatsvinden.
De eventorganisator kan zich erop beroepen dat de tekortkoming onvoldoende grond is voor ontbinding, maar de kans is vrij klein dat dit slaagt.
Overmacht
Wanneer het evenement door de overheidsmaatregelen niet kan plaatsvinden dan kan de eventorganisator een beroep doen op overmacht. Echter, ook in het geval van overmacht kan de overeenkomst door de opdrachtgever worden ontbonden.
De overmachtsituatie zorgt ervoor dat de eventorganisator aan de opdrachtgever geen vergoeding is verschuldigd voor schade, doordat het event niet doorgaat (zoals bijvoorbeeld verlies aan sponsorinkomsten).
Gevolgen ontbinding
Ongedaanmaking
Wanneer een rechtsgeldig beroep op ontbinding is gedaan door de opdrachtgever, moeten partijen de over en weer verrichte prestaties ongedaan maken. Dat betekent dat de opdrachtgever de betaalde aanbetaling terugbetaald moet krijgen. De eventorganisator dient het door haar ‘geleverde’ van de opdrachtgever terug te krijgen.
De aard van de prestatie kan ongedaanmaking uitsluiten, bijvoorbeeld wanneer de verrichte werkzaamheden niet terug geleverd kunnen worden. Voor die verrichte werkzaamheden moet de opdrachtgever een waardevergoeding aan de eventorganisator betalen.
Waardevergoeding
Bij het vaststellen van een waardevergoeding wordt normaal gekeken of (i) er een correct evenement heeft plaatsgevonden tot het moment van ontbinding dan wel (ii) er een gebrekkig evenement heeft plaatsgevonden tot het moment van ontbinding.
Het lastige bij ontbinding als gevolg van de overheidsmaatregelen, is dat er geen sprake is van een correct evenement maar ook niet van een gebrekkig evenement. Een gebrekkig evenement houdt namelijk in dat er wel een evenement heeft plaatsgevonden, maar het evenement niet goed heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld wanneer bepaalde dranken aanwezig zou zijn, maar tijdens het event niet geschonken konden worden). Daarvan is bij de overheidsmaatregelen geen sprake, omdat er is ontbonden voordat het evenement zou plaatsvinden.
De vraag is dan hoe de hoogte van de waardevergoeding moet worden bepaald. In mijn optiek is het redelijk om dan aansluiting te zoeken bij (a) de annuleringsregeling dan wel (b) de regeling ter zake voorschotbetalingen.
De annuleringsregeling houdt een stappenplan in van de vergoeding die betaald dient te worden op een moment van annuleren. Betoogd kan worden dat die vergoeding is gekoppeld aan de waarde die het evenement op dat moment heeft.
Hetzelfde kan gelden voor de voorschotbetalingen. Gevaar hiervan is wel dat in sommige gevallen er weinig tot geen voorschotbetalingen van de opdrachtgever worden gevraagd, waardoor de ‘waarde’ met grote mate van zekerheid niet in verhouding staat tot de daadwerkelijke waarde op het moment van ontbinden.
Van belang is nog om alle gewerkte tijd vanaf het moment van het eerste contact te registreren. Op die manier zou eventueel daarop kunnen worden teruggevallen. De ‘waarde’ zal dan gelijk zijn aan de tijd vermenigvuldigd met het reguliere uurtarief dat wordt gehanteerd of het uurtarief dat is vermeld in de offerte.
Aanbetaling
De waardevergoeding die de opdrachtgever aan de eventorganisator moet betalen kan lager zijn dan, gelijk zijn aan of hoger zijn dan de aanbetaling die is ontvangen door de eventorganisator. Dat betekent dat de opdrachtgever in relatie tot de aanbetaling eventueel een bedrag terugbetaald moet krijgen of nog een bedrag moet betalen.
Het is dus zeker niet zo dat de eventorganisator per definitie de gehele aanbetaling aan de opdrachtgever moet terugbetalen. Bij ontbinding door overmacht zal ongedaanmaking meestal niet mogelijk zijn en moeten de partijen over de waardebepaling onderhandelen. Wij adviseren eventorganisatoren die hiermee te maken krijgen om tijdig een (juridisch) specialist in te schakelen.
Tip
Neem in de offerte en/of de algemene voorwaarden een duidelijk en uitgebreid artikel op over overmacht, waarin ook is opgenomen dat je als eventorganisator bij overmacht de overeenkomst zelf kunt ontbinden en recht behoudt op de overeengekomen opdrachtsom. Op die manier kun je zelf de regie behouden.
Klik hier voor meer artikelen die zijn geschreven over (de gevolgen van) het coronavirus.
