Juridische tips voor bedrijven werkzaam in de evenementenbranche

Het evenementenseizoen staat weer voor de deur en het aantal evenementen neemt toe. Bij evenementen kan veel misgaan. Als er dan iets misgaat, dan haalt dat vandaag de dag met enige regelmaat het nieuws.

Onderstaand heb ik juridische tips opgenomen en kort uitgewerkt, welke tips gelden voor bedrijven werkzaam in de evenementenbranche (zoals organisatoren, cateringbedrijven, leveranciers, etc.). Deze lijst is niet limitatief. Per evenement kunnen specifieke juridische kwesties een rol spelen, zoals voedsel bij een foodtruckfestival.

Sommige tips zullen niet voor alle bedrijven gelden.

Uiteraard geldt dat het opstellen van overeenkomsten maatwerk is en per overeenkomst goed naar de voorwaarden dient te worden gekeken.

Tip 1: Maak schriftelijke afspraken

Hoewel een mondeling overeenkomst ook rechtsgeldig is, is die zeer lastig te bewijzen. Zorg er dan ook voor dat de afspraken zoveel als mogelijk schriftelijk (waaronder ook per e-mail wordt verstaan) zijn vastgelegd en door partijen zijn ondertekend.
Indien per e-mail een en ander wordt overeengekomen, zorg er dan voor dat de mail met het aanbod voor akkoord wordt gereplyed.

Tip 2: Maak duidelijke afspraken

De tijd dat afspraken snel achterop een bierviltje worden gezet, is voorbij (en ook niet aan te bevelen).

Afspraken dienen zo duidelijk als mogelijk (derhalve bepaalbaar te zijn). Indien afspraken niet bepaalbaar zijn, dan komt er geen overeenkomst tot stand. Zorg er in ieder geval voor dat duidelijk is (i) wat geleverd/ gepresteerd dient te worden, (ii) welke partij wat dient te leveren/presteren, (iii) wanneer welke partij wat dient te leveren/presteren.

Tip 3: Maak een goede considerans (“in aanmerking nemende dat”)

Een considerans is ten onrechte vaak een ondergeschoven onderdeel van de overeenkomst.
Uit een considerans volgt (i) wat partijen doen, (ii) waarom partijen een overeenkomst sluiten en (iii) wat voor soort overeenkomst partijen sluiten.

Indien tussen partijen verschil van mening ontstaat over de uitleg van een bepaling in de overeenkomst, dan zal een rechter onder andere kijken naar wat partijen met het sluiten van de overeenkomst voor ogen stond. De rechter zal dan eveneens kijken naar wat in de considerans is opgenomen, omdat daaruit dient te volgen waarom partijen de overeenkomst hebben gesloten.

Tip 4: Leg wijzigingen of aanvullingen op de overeenkomst schriftelijk vast of bevestig deze schriftelijk

Met name in de evenementenbranche kunnen zaken snel veranderen, zoals het aantal deelnemers, extra eten of drinken, afzegging van een artiest waardoor een vervanger geregeld dient te worden, etc. Het is dan niet werkbaar voor partijen om een geheel nieuwe overeenkomst te sluiten.
Het is echter wel aan te bevelen om wijzigingen schriftelijk vast te leggen. Dat kan door een schriftelijke addendum aan de overeenkomst toe te voegen of een wijziging per e-mail te bevestigen (zie tip 1).

Mocht een wijziging tijdens een evenementen plaatsvinden, dan wordt geadviseerd om per e-mail de wijziging te bevestigen (bijvoorbeeld het bestellen van extra eten of drinken). Iedereen heeft tegenwoordig een smartphone, waardoor het verzenden van dergelijke mails veelal geen probleem zal zijn.

Tip 5: Gebruik algemene voorwaarden op een correcte wijze

Indien gebruik wordt gemaakt van algemene voorwaarden, zorg er dan voor dat (i) deze in de offerte/ overeenkomst van toepassing worden verklaard en (ii) dat deze uiterlijk voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst ter hand worden gesteld.

Neem in de offerte/overeenkomst/ opdrachtbevestiging op dat de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de wederpartij uitdrukkelijk wordt uitgesloten. Het in de algemene voorwaarden opnemen dat de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de wederpartij uitdrukkelijk wordt uitgesloten, is niet afdoende.

Wanneer tussen partijen discussie bestaat over welke algemene voorwaarden van toepassing dienen te zijn, laat dan geen van de algemene voorwaarden van toepassing zijn en zorg voor een uitgebreide overeenkomst waarmee de wederpartij akkoord gaat.

Tip 6: Let op bij het inschakelen van zzpers (freelancers)

Vanaf 1 mei 2016 verdwijnt de VAR en komen daarvoor in de plaats modelovereenkomsten. Ik heb reeds daarover een artikel geschreven, welke via de link is te raadplegen: Van VAR naar modelovereenkomst.

Tip 7: Let op het weer

Het weer wordt steeds meer onvoorspelbaar. Zo schijnt de zon op het ene moment en een tel later regent het pijpestelen. Zorg ervoor dat (i) iemand het weer in de gaten houdt of contact wordt onderhouden met een weerstation. Zorg er ook voor dat tenten, springkussens, etc. goed zijn verankerd.

Dat het mis kan gaan, bewijst een recent geval in Engeland. Daar is een meisje overleden doordat het springkussen door de wind werd weggeblazen, terwijl zij zich in het springkussen bevond. Ik heb daarover een artikel geschreven, welke via de link is te raadplegen: Aansprakelijkheid bij evenementen: Het blijft opletten geblazen!.

Tip 8: Zorg voor de vereiste vergunningen

Voor een aantal evenementen is een vergunning nodig. Die vergunning kan nodig zijn voor (i) het produceren van geluid tot een bepaald niveau en/of tijdstip, (ii) afzetten van wegen, (iii) het plaatsen van tenten, etc. Zorg ervoor dat tijdig de juiste vergunningen worden aangevraagd en verkregen.

Ook als u muziek gebruikt, zorg dan voor afstemming met Buma Stemra. Het kan zijn dat u een licentievergoeding dient te betalen voor muziekgebruik. Regel ook welke partij die kosten dient te dragen, helemaal wanneer een vast bedrag voor de organisatie wordt afgesproken.

Tip 9: Zorg voor een calamiteitenplan

Bij sommige evenementen bestaat een hoog risiconiveau (gelet op de aard van het evenement en de hoeveelheid bezoekers). Indien het bij een dergelijk evenement misgaat, dan gaat het vaak ook goed mis. De kwestie inzake de monstertruck in Haaksbergen is hiervan een goed voorbeeld, waarover ik een artikel heb geschreven: Aansprakelijkheid en evenementen: Monstertruck Haaksbergen.

Zorg voor een goed en uitgebreid calamiteitenplan. Zorg ook voor (voorafgaand) overleg met gemeente, politie, rode kruis, beveiligers, etc.

Tip 10: Neem de maatregelen die zijn toegespitst op het evenement

Als uitgangspunt heeft te gelden dat deelnemers of bezoekers niet de vereiste oplettendheid en voorzichtigheid in acht nemen. In dat kader moet worden gelet op de mate van waarschijnlijkheid waarmee bij niet-inachtneming van die vereiste oplettendheid en voorzichtigheid kan worden verwacht dat daaruit ongevallen ontstaan.

Vrij vertaald betekent vorenstaande dat de organisator van een evenement, het volgende in ogenschouw dient te nemen: (i) hoe gevaarlijker, hoe meer maatregelen, (ii) hoe groter de kans op ongevallen/schade, hoe meer maatregelen, (iii) hoe ernstiger de mogelijke schade/ongevallen kunnen zijn, hoe meer maatregelen en (iv) alle in redelijkheid mogelijke maatregelen (waarbij ook gekeken wordt naar kosten-baten) worden genomen.

Tip 11: Zorg voor goede verzekeringen

Indien een evenement misgaat en aansprakelijkheid wordt vastgesteld, dan is het aan te bevelen dat je daarvoor verzekerd bent. Zorg voor het afsluiten van de juiste verzekeringen, zoals een aansprakelijkheidsverzekering.

Een optie is, om als organisator de opdrachtgever te wijzen op de diverse verzekeringen en haar aan te bevelen de minimaal vereiste verzekeringen af te sluiten. Dat hoeft niet eens kostbaar te zijn, nu verzekeringen kunnen worden afgesloten voor de duur van een evenement.

Mocht onverhoopt de verzekering geen dekking bieden, zorg er dan voor dat in de overeenkomst en/of algemene voorwaarden een goede aansprakelijkheidsclausule (die voldoet aan de wettelijke eisen) is opgenomen.

Tip 12: Pas op met het geven van interviews na een calamiteit

Indien er een calamiteit heeft plaatsgevonden, is de pers (lokaal of nationaal) er vaak snel bij. Vaak wordt dan direct om een reactie gevraagd van de organisator.

Met enige regelmaat wordt dan door de organisator erkend dat er een fout is gemaakt, er sprake is van aansprakelijkheid of dat een vergoeding voor de schade wordt aangeboden. Indien later blijkt dat er geen fout is gemaakt of geen sprake is van aansprakelijkheid, dan kan de eerder gegeven verklaring alsnog als bewijs dienen, met alle gevolgen van dien.

Wees zeer terughoudend in het erkennen van fouten en/of aansprakelijkheid tijdens interview.

Indien u vragen heeft over vorenstaande tips en/of de juridische aspecten op het gebied van evenementen, dan kunt u altijd contact met mij opnemen per mail j.de.wrede@dekempenaer.nl of telefonisch 026 3522825.