Het elektronisch uitwisselsysteem voor cliëntendossiers op orde? Doe hier de check!

Voldoet uw systeem aan de huidige eisen?

Het bewaren en uitwisselen van cliëntgegevens (onder meer het BSN) is geregeld in de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz).

Alleen met voorafgaande toestemming van de cliënt mogen cliëntgegevens via een elektronisch uitwisselingssysteem beschikbaar gesteld worden (art. 15a Wabvpz). Deze toestemming is dan vervolgens niet meer nodig voor uitwisseling tussen zorgverleners die de cliënt beide behandelen.

Daarnaast mag de persoonlijke levenssfeer van een derde niet worden geschaad bij het raadplegen van die gegevens door een andere zorgaanbieder. Dat betekent dat bijvoorbeeld geen inzage mag worden gegeven in medische notities waarin familieleden van de cliënt en hun erfelijke ziektes zijn opgenomen.

Informatieplicht

Het is de plicht van de zorgaanbieder om elke cliënt vooraf volledig te informeren over het gebruik van een elektronisch uitwisselsysteem. Informeer uw cliënt daarom:

• Over welke rechten de cliënt heeft en hoe de cliënt deze kan uitoefenen;

Het gaat daarbij onder meer om:

• de mogelijkheid voor de cliënt om elektronische inzage in en een elektronisch afschrift van het dossier te eisen (art. 15d Wabvpz). Deze elektronische inzage en eventuele elektronische afschriften moeten overigens kosteloos verschaft worden. Op verzoek van de cliënt wordt daarin ook opgenomen:
  1. wie bepaalde informatie via het elektronisch uitwisselingssysteem op welke datum beschikbaar heeft gesteld en
  2. wie bepaalde informatie heeft ingezien of opgevraagd en op welke datum (art. 15e Wabvpz).
  3. het recht van de cliënt om (een) bepaalde (categorie van) hulpverleners op voorhand uit te sluiten van de gegevensuitwisseling;
• Over de werking van het elektronisch uitwisselingssysteem dat voor de gegevensuitwisseling wordt gebruikt;
• Indien nieuwe categorieën van zorgaanbieders aansluiten bij het elektronisch uitwisselingssysteem, of de werking van het elektronisch uitwisselingssysteem anderszins substantieel wordt gewijzigd. In dat geval dient u ook over de mogelijkheid te informeren om de gegeven toestemming, bedoeld in artikel 15a, aan te passen of in te trekken (art. 15c Wabvpz).

Een zorgverzekeraar mag geen toegang hebben tot elektronische uitwisselingssystemen (art. 15f Wabvpz).

Checklist elektronisch uitwisselsysteem cliëntendossiers

Om uw elektronische uitwisselsysteem op orde te hebben dient u tenminste aandacht te besteden aan de volgende punten[1]:

• Informeer uw cliënten over de voor- en nadelen van het verlenen van toestemming om gegevens via een elektronisch uitwisselingssysteem beschikbaar te stellen, alsmede het eventueel toepassen van uitsluitingen van (een) bepaalde (categorie van) hulpverleners.
• Identificeer de cliënt aan de hand van het BSN en voer het BSN juist in.
• Registreer correct en prompt de toestemming van cliënten en denk aan het vastleggen en opheffen van uitsluiting van toegang tot de gegevens van de cliënt.
• Reageer op aanwijzingen of klachten dat beschikbaar gestelde gegevens onjuist of onvolledig zijn. De zorgaanbieder die de informatie beschikbaar stelt, is er namelijk verantwoordelijk voor dat die informatie juist, volledig en actueel is.
• Leg op juiste en voor andere zorgaanbieders bruikbare wijze de gegevens, die beschikbaar worden gesteld, vast.
• Ga zorgvuldig om met de toegangsautorisatie tot het zorginformatiesysteem. Verleen alleen toegang tot de informatie aan de betreffende zorgverlener in kwestie.
• Zie er op toe dat het zorginformatiesysteem voldoet aan de standaarden voor een goed beheerd zorginformatiesysteem en dat de aansluiting op het elektronisch uitwisselingssysteem wordt beheerd door een gecertificeerde zorgserviceprovider.

Het laatste punt brengt me bij het Wetsvoorstel elektronische gegevensuitwisseling in de zorg. Wat zal er in de toekomst mogelijk wijzigen?

Wetsvoorstel elektronische gegevensuitwisseling in de zorg

Het Wetsvoorstel schrijft voor dat gegevensuitwisseling tussen zorgaanbieders in de toekomst “ten minste” elektronisch plaatsvindt (art. 2.1).  De zorgaanbieder ziet er op toe dat hij slechts gebruik maakt van een informatietechnologieproduct of – dienst dat/die voorzien is van een norm-certificaat (denk aan ISO, EN, NEN, e.a.). Het is dus de plicht van de zorgaanbieder om te kiezen voor gecertificeerde dienstverleners, die het elektronische uitwisselsysteem beschikbaar stellen. Doet hij dat niet dan bestaat het risico van een last onder dwangsom door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Belast met het toezicht wordt de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. De bevoegdheden, die het Wetsvoorstel toekent, zijn vergaand en stuiten dan ook op veel kritiek. Zo mogen toezichthouders een woning zonder toestemming van de bewoner binnentreden voor het toezicht op de regels, gesteld bij of krachtens het Wetsvoorstel (art. 4.1 lid 3). Deze bevoegdheid geldt alleen voor zover de woning deel uitmaakt van een bouwkundige voorziening voor het verlenen van zorg. Daarnaast mag de zorgverlener zijn geheimhoudingsplicht niet meer inroepen tegenover de toezichthoudende ambtenaar (art. 4.1 lid 5). Een zorgaanbieder en de zorgverlener die geen medewerking verlenen aan de gevraagde inzage van cliëntendossiers, lopen het risico van een last onder dwangsom (art. 4.2 lid 5 Wetsvoorstel).

Daarbij is in het Wetsvoorstel niet opgenomen hoe is gewaarborgd hoe de gegevens, die met doorbreking van het beroepsgeheim zijn verkregen, worden bewaard of opgeslagen.

De nieuwe bevoegdheden zijn zware inbreuken op de grondrechten van burgers. De Raad van de Rechtspraak adviseert dan ook om het Wetsvoorstel op die punten aan te passen. Hij stelt daarom voor om strikte criteria toe te voegen waaraan de toezichthouder zich bij het uitoefenen van zijn bevoegdheid dient te houden .

De adviesaanvraag is aanhangig bij de Raad van State; daarna wordt het wetsvoorstel in de Tweede Kamer behandeld. Het is dus nog even afwachten wanneer en hoe het Wetsvoorstel zal worden aangenomen.

Tot slot

Hoe en of de nieuwe bevoegdheden van de toezichthouder in het Wetsvoorstel elektronische gegevensuitwisseling in de zorg zullen worden aangepast, is nog onduidelijk. De verplichting van de zorgaanbieder om te kiezen voor een gecertificeerde dienstverlener voor het elektronische uitwisselsysteem, zal echter onverkort worden ingevoerd. Daarnaast blijven de huidige verplichtingen voor de zorgaanbieder geldig (zie onder ‘huidige eisen’).

Heeft u uw systeem op orde? Doe de check aan de hand van bovenstaande checklist. Bovendien bieden wij u een Quick Scan aan – binnen een uur weet u of uw elektronisch uitwisselsysteem voor cliëntendossiers voldoet aan de huidige eisen.

[1] Kamerstukken II, 2012–2013, 33 509, nr. 3