Welke criteria hanteert het Kapittel voor de civiele orden voor het wel of niet toekennen van een koninklijke onderscheiding? Dat is vertrouwelijk is dat na een juridische procedure nog steeds.
Een man wil van het Kapittel voor de civiele orden weten welke criteria het hanteert bij het verlenen van koninklijke onderscheidingen (lintjes). Die criteria staan in het Vademecum Decoratiestelsel en de Handleiding Decoratiestelsel en met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur wil hij die inzien. Het Kapittel weigert openbaarmaking: anders kunnen betrokkene achterhalen dat een bepaald persoon ten onrechte wel of geen lintje heeft gekregen. Dat is een inbreuk op diens persoonlijke levenssfeer. Worden de criteria bekend, dan bestaat het risico dat decoratievoorstellen zo worden ingediend dat ze precies hieraan voldoen. De man gaat in beroep bij de rechtbank, en krijgt daar gelijk: het Kapittel moet de criteria openbaar maken. Tegen dit oordeel gaat het Kapittel in hoger beroep. Volledige openbaarmaking zal immers leiden tot onevenredige benadeling van (potentiële) decorandi en het Kapittel zelf. Daarmee komt het goed functioneren van het Kapittel in het geding.
Bijzondere procedure
De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State geeft het Kapittel gelijk. Het verzoek van de man heeft betrekking op een bestuurlijke aangelegenheid (de voorbereiding en uitvoering van de wijze waarop een lintje wordt uitgereikt). Uitgangspunt daarbij is openbaarheid. Maar hier zijn de besluitvorming en de procedure anders: dit is geen gebruikelijke procedure op aanvraag. Het decoratievoorstel wordt als regel buiten medeweten en zonder toestemming van een potentiële decorandus gedaan. Het Kapittel moet dan de vrijheid en ruimte hebben om adviezen te geven over decoratievoorstellen met behulp van deels vertrouwelijke richtlijnen. Worden alle criteria openbaar, dan neemt de kans toe dat een (potentiële) decorandus onderwerp wordt van een onderzoek naar zijn volledige staat van dienst, zonder dat hij daar invloed op heeft. Verder hoeft een decorandus niet te voldoen aan alle criteria uit het Vademecum en de Handleiding. Doorgaans is op een voordracht maar een beperkt aantal criteria van toepassing.
Van onbesproken gedrag
Een decorandus moet van onbesproken gedrag zijn om in aanmerking te komen voor een lintje. Worden de decoratiecriteria openbaar en wordt een decoratievoorstel afgewezen, dan kan over de decorandus een negatief beeld ontstaan, ook weer zonder dat hij hier invloed op heeft gehad. Anderen kunnen denken: het niet toekennen van een onderscheiding houdt geen verband met de verdiensten van de betrokkene, maar met gedragingen (in de privésfeer) die in de omgeving van de decorandus mogelijk niet bekend zijn. Dat is een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de potentiële decorandus, die zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid. Het Kapittel hoeft het Vademecum en de Handleiding niet volledig openbaar te maken.