Het expertisecentrum aanbesteden Pianoo (voluit: Professioneel en Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overheidsopdrachtgevers) adviseert aanbestedende diensten om na te gaan of de coronacrisis invloed heeft op lopende aanbestedingstrajecten.
De meeste aanbestedingsprocedures verlopen digitaal. Voor het aanmelden en inschrijven is op het eerste gezicht wellicht geen verlenging van termijnen nodig. Bedacht moet echter worden dat (potentiële) inschrijvers informatie van verschillende partijen moeten krijgen en dat de ten behoeve van de inschrijving, inbreng van meerdere personen (vaak van verschillende disciplines) vereist kan zijn. Het verlengen van de termijn is dan misschien wel noodzakelijk om kwalitatief goede inschrijvingen te kunnen ontvangen. Het loont (dus) de moeite om na te gaan of er nog ruimte is voor een verlenging van de inschrijftermijn. Het kan ook zijn dat partijen van inschrijving hebben afgezien, vanwege de gestelde termijnen. Hou er om die reden rekening mee dat voor het verlengen van de termijn een rectificatie noodzakelijk is in het geval van Europese aanbestedingen en nationale procedures met voorafgaande bekendmaking. Een rectificatie plaatst u via TenderNed of het systeem dat u al eerder gebruikte.
Overleg en communicatie op afstand
Hoe overlegt het beoordelingsteam als iedereen thuiswerkt, terwijl geheimhouding moet worden gehandhaafd? Fysiek bij elkaar komen is niet per se vereist, maar voor overleggen op afstand moet u wel eerst controleren of de gebruikte systemen veilig genoeg zijn.
Wellicht is er in het aanbestedingstraject voorzien in een presentatie of een interview. Ook dat kan op afstand, maar dat hangt ook weer af van de aard van de presentatie. Het verdient in ieder geval aanbeveling om vooraf aan alle betrokkenen te vragen of zij instemmen met een presentatie of interview op afstand en overeenstemming te bereiken over de middelen die daarvoor worden gebruikt.
Termijnen
Voor de inschrijvers geldt dat zij er niet van uit mogen gaan dat termijnen worden verlengd. Indien zij voorzien dat zij door de coronacrisis in de problemen raken, verdient het aanbeveling om zo spoedig mogelijk aan de aanbestedende dienst te vragen om de termijnen te verlengen. Dat geldt ook als inmiddels de uiterste termijn voor het stellen van vragen al is verstreken.
Meer weten?
Neem bij vragen over aanbesteding gerust contact op met onze advocaten aanbestedingsrecht.
Klik hier voor meer blogs die zijn geschreven over (de gevolgen van) het coronavirus.
