Klanten van een Franse spoorwegonderneming zijn bij een digitale aankoop verplicht een aanspreektitel op te geven. Zo kan dat bedrijf gepersonaliseerd communiceren met klanten. Volgens het Hof van Justitie van de Europese Unie mag de spoorwegonderneming klanten daartoe niet verplichten, omdat dat in strijd is met privacywetgeving.
De spoorwegonderneming verkoopt treinreisdocumenten via haar website en mobiele toepassingen. Bij de digitale aankoop van reisdocumenten worden klanten gevraagd te vermelden of ze willen worden aangesproken met 'meneer' of 'mevrouw'. De spoorwegonderneming gebruikt de kennis over de aanspreektitel vervolgens om haar commerciële communicatie met klanten te personaliseren. Volgens een Franse vereniging die zich inzet voor LHBTQ+-rechten is dit in strijd met privacywetgeving. Zij klaagt erover bij de Franse gegevensbeschermingsautoriteit, de Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
Prejudiciële vraag
De CNIL wijst de klacht van de belangenvereniging af. Deze laat het er niet bij zitten en legt de klacht voor aan de hoogste Franse bestuursrechter, die de klacht als prejudiciële vraag voorlegt aan het Hof. Het Hof bevestigt daarop in deze zaak dat een aanspreektitel niet mag worden gevraagd en gebruikt voor gepersonaliseerde communicatie als dat niet absoluut noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met de klant of voor het belang van de onderneming.
Onmisbaar en essentieel
Persoonsgegevens mogen op basis van privacywetgeving worden gebruikt als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen een verwerkingsverantwoordelijke (in dit geval de spoorwegonderneming) en een klant. Het gebruiken van de gegevens moet onmisbaar en essentieel zijn voor de juiste uitvoering van die overeenkomst. Er mogen geen andere werkbare en, met het oog op de privacy, minder ingrijpende oplossingen bestaan.
Generieke uitdrukkingen
Volgens het Hof gaat het daar in deze zaak mis: communicatie hoeft niet noodzakelijkerwijs gepersonaliseerd te zijn naar genderidentiteit van een betrokken klant. Het vermelden van de aanspreektitel van de klant is volgens het Hof niet onmisbaar of essentieel om de overeenkomst met de klant uit te voeren. Het is tenslotte ook mogelijk om klanten aan te spreken op basis van generieke uitdrukkingen.
Direct marketing
Persoonsgegevens mogen ook worden verwerkt als dat noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van de spoorwegonderneming dat zwaarder weegt dan de belangen van de betrokken klant. Volgens de spoorwegonderneming vraagt ze de aanspreektitel verplicht op voor direct marketing en ligt daar ook haar belang.
Gegevensminimalisatie
Het Hof gaat ook daar niet in mee, omdat niet wordt voldaan aan het beginsel van gegevensminimalisatie. Dit beginsel houdt in dat niet meer persoonsgegevens mogen worden verzameld dan nodig is om het beoogde doel te bereiken. Volgens het Hof kan ook gepersonaliseerd worden gecommuniceerd met klanten door gebruik te maken van de namen van klanten in combinatie met generieke aanspreektitels. Daarmee wordt ook het beoogde doel van direct marketing bereikt. Klanten mogen dus volgens het Hof niet verplicht worden hun aanspreektitel te geven bij een digitale aankoop als daar – zoals in dit geval – geen absolute noodzaak toe is.