Besloten en naamloze vennootschappen, verenigingen, coöperaties en verenigingen van eigenaren, mogen opnieuw geheel digitaal vergaderen. Dit maakt vergaderen laagdrempelig en besluiten nemen makkelijker. Rechtspersonen mogen overigens zelf bepalen of zij volledig digitaal vergaderen, of ook (deels) fysiek.
Veel rechtspersonen zijn verplicht om minimaal één keer per jaar met hun leden of aandeelhouders te vergaderen. Nu staat nog in de wet dat algemene vergaderingen (gedeeltelijk) fysiek moeten plaatsvinden. Tijdens de coronapandemie werd volledig digitaal vergaderen tijdelijk toegestaan. Veel rechtspersonen waren hierover zeer te spreken. Nu de Tijdelijke wet COVID-19 per 1 februari 2023 is vervallen, heeft de wetgever besloten om met een definitievere oplossing te komen voor digitaal vergaderen. Demissionair minister Weerwind (Rechtsbescherming) gaat hierover een wetsvoorstel indienen bij de Tweede Kamer. Daadwerkelijke invoering van volledig digitaal vergaderen staat gepland op 1 januari 2025.
Voorwaarden
Aan het houden van een volledig digitale algemene vergadering zijn wel voorwaarden verbonden. Zo moet een digitale vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling zijn van een fysieke vergadering. Leden en aandeelhouders moeten langs digitale weg volwaardig kunnen meedoen, dus met beeld én geluid, het woord kunnen voeren en kennis kunnen nemen van de verhandelingen ter vergadering. Ook moet de algemene leden- of aandeelhoudersvergadering vooraf akkoord gaan met het digitaal vergaderen. Tot slot moet een volledig digitale vergadering plaatsvinden via een middel waarmee deelnemers kunnen worden geïdentificeerd.
Quorum
Rechtspersonen kunnen zelf kiezen of ze digitaal, fysiek of hybride vergaderen. Als wordt gekozen voor de digitale variant, dan heeft de rechtspersoon een inspanningsverplichting om technische gebreken – een haperende of wegvallende verbinding – te voorkomen. Aan het begin van de digitale vergadering wordt het quorum vastgesteld (net als bij een fysieke vergadering). Als een deelnemer de vergadering verlaat (ook als zijn verbinding wegvalt) of later inlogt, dan heeft dit geen gevolgen voor het quorum. Het wetsvoorstel biedt overigens geen regels voor vergaderingen door het bestuur of de raad van commissarissen. Voor hen is het wettelijk al mogelijk om digitaal te vergaderen.
Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen