Inleiding
Ze zijn er weer, de jaarlijkse beoordelingsgesprekken. Ziet u ook zo op tegen die tijdrovende en stress verhogende “nutteloze” gesprekken? Zou u ze liever vergeten of afraffelen? Net als de meeste medewerkers? Dat is jammer. Goede gesprekken kunnen uw werkplezier en dat van uw mensen verhogen en uw bedrijfsresultaten op een positieve wijze beïnvloeden. Bovendien loopt u risico’s als u beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken niet (goed) voert of niet vastlegt. In dit artikel geef ik u tips om de gesprekken beter én zinvol te maken.
Doel
Hoewel er een verschil is tussen beoordelings- functionerings- of planningsgesprekken zijn ze alle een middel voor u en uw medewerkers om over en weer de verwachtingen naar elkaar uit te spreken, de samenwerking gemotiveerd te houden en het werkplezier te verhogen door het beste uit elkaar te halen. Het doel is daarbij om een werknemer zo optimaal mogelijk te laten functioneren. Door goede gesprekken kunnen de prestaties van uw werknemers immers worden benoemd, bijgestuurd en beoordeeld.
Risico’s niet voeren
Het voeren van de gesprekken wordt niet wettelijk, maar wel door enkele cao’s voorgeschreven (‘monitoren van werknemers’). Het voeren van goede beoordelingsgesprekken is echter een essentieel onderdeel van ‘goed werkgeverschap’. Immers, de gesprekken kunnen ervoor zorgen dat uw medewerkers juist béter gaan functioneren en dat zij zich actiever gaan inzetten. De gesprekken zijn eigenlijk een investering in uw mensen. Als u geen goede beoordelingsgesprekken houdt, kunt u slecht functionerende medewerkers niet of niet meer bijsturen. Mocht u willen aansturen op een ontslag of een eenzijdige wijziging van de arbeidsovereenkomst (demotie) vanwege disfunctioneren dan is het zelfs voorwaarde dat er functionerings- en beoordelingsgesprekken zijn gevoerd.
Sinds juli 2015 is de Wet Werk en Zekerheid van kracht. Als gevolg van deze wet worden er hoge eisen gesteld aan het ontslag van slecht functionerende medewerkers.
De wet bepaalt in artikel 7:669 lid 3 sub d (de zgn. d-grond) dat de arbeidsovereenkomst ontbonden kan worden wegens ‘de ongeschiktheid van de werknemer tot het verrichten van de bedongen arbeid, anders dan ten gevolge van ziekte of gebreken van de werknemer, mits de werkgever de werknemer hiervan tijdig in kennis heeft gesteld en hem in voldoende mate in de gelegenheid heeft gesteld zijn functioneren te verbeteren en de ongeschiktheid niet het gevolg is van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing van de werknemer of voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer.’
Als een medewerker in uw ogen onder de maat presteert, moet u dat op tijd melden aan die medewerker. Ook dient u daarbij heel concreet aan te geven wat er niet goed gaat. En u moet de medewerker voldoende hulp bieden om zich te verbeteren. Daarvoor kunt u met de medewerker een verbetertraject doorlopen. Houdt u zich niet aan de eisen dan loopt u het risico dat de rechter een ontslag bij blijvend disfunctioneren niet accepteert.
Tips
Als werkgever ontkomt u er dus niet aan om beoordelingsgesprekken te voeren. En het lijkt niet makkelijk om dat goed te doen. Daarom geef ik u hierbij een aantal tips om te voorkomen dat de beoordelingscyclus een nutteloze exercitie wordt en u uw medewerkers helpt om beter te functioneren.
- Wacht het formele functionerings- of beoordelingsgesprek niet af maar geef de werknemer direct constructieve feedback na een gebeurtenis en leg dit bij voorkeur schriftelijk (bijvoorbeeld per mail) vast (met kopie aan de werknemer). In het beoordelingsgesprek hoeft u hier dan enkel nog aan te refereren;
- Voer regelmatig evaluatiegesprekken zodat daar in het beoordelingsgesprek naar kan worden verwezen;
- Ga niet enkel met de disfunctionerende werknemer in gesprek maar voer de beoordelings- en functioneringsgesprekken met al uw werknemers;
- Bereid u goed voor: ken het personeelsdossier en de geleverde prestaties en vraag om input van collega’s;
- Zorg voor duidelijke taak- en functieomschrijvingen;
- Bepaal of en hoe de werknemer op basis van zijn talent, kwaliteit en passie van toegevoegde waarde is en de beste resultaten kan realiseren;
- Geef waar dat kan positieve feedback, maar draai er niet om heen: maak met concrete voorbeelden helder op welke punten en waarom de werknemer niet functioneert;
- Formuleer de doelstellingen zo concreet mogelijk;
- Maak verbeterafspraken, bespreek nader te ondernemen acties, stel hier eventueel bepaalde termijnen voor.
- Als het gaat om disfunctioneren stel dan een verbetertraject vast en bespreek de eventuele consequenties daarvan;
- Leg de gesprekken ten behoeve van de dossieropbouw schriftelijk vast en verstrek een kopie aan de werknemer;
- Stel de werknemer in de gelegenheid om binnen een bepaalde termijn op het verslag te reageren indien de werknemer dat wenst.
